کتنی دستاویزات کو برقرار رکھنا اور کیا تعلق ہے

کاغذ ایک درد ہے، اور گھر کے دھن نظام کا انتظام ایک ڈریگن ہوسکتا ہے، لیکن کچھ دستاویزات جن پر واقعی آپ کو پھانسی کی ضرورت ہوتی ہے کیونکہ آپ کبھی نہیں جانتے ہیں جب آپ ان کی ضرورت ہوگی. یہاں ایک پرائمر ہے کہ کتنی دیر دستاویزات رکھنے اور آپ ان کے ساتھ کیا کرتے ہیں، جو آپ کو ٹکڑے ٹکڑے کرنے کی ضرورت ہے. یہ قابل عمل ہوم فائلنگ نظام بنانے اور برقرار رکھنے کے لئے فوری حوالہ گائیڈ کے طور پر کام کرنا چاہئے.

سب سے پہلے آپ کاغذ وصول کرنے والے رقم پر کاٹنے کے بارے میں سوچتے ہیں اور آپ کو ٹکڑے ٹکڑے کرنے یا کم فائلوں کو ختم کرنا ہوگا.

اس کا مطلب یہ ہے کہ جک میل سے چھٹکارا، ای بلوں کے لئے سائن اپ کریں اور مسافروں کو قبول نہیں کریں گے، کوپپن آپ کبھی استعمال نہیں کریں گے، یا آپ کو دوسرے ایامیمرا آپ کی طرح محسوس کرنا پڑے گا جب آپ کو معلوم ہے کہ آپ واقعی واقعی نہیں کرتے.

اگر آپ واقعی اس نقطۂ نظر کے ساتھ کاغذات پگھلنے کے ساتھ جدوجہد کر رہے ہیں جہاں آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ اسے ہارڈنگ کر رہے ہیں، پیشہ ورانہ تک پہنچ جائیں گے جو آپ کو رد عمل کے ذریعے ہدایت کرسکتے ہیں.

دوسرا مرحلہ یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ کے پاس اچھا میل مینجمنٹ سسٹم ہے. زیادہ مؤثر طریقے سے آپ کو وہ میل سنبھالنے میں آپ آ رہے ہیں، کم بار آپ کو ایک بڑی فائل / شریڈنگ / ری سائیکلنگ سیشن کرنا پڑے گا.

ایک الیکٹرانک فلنگ سسٹم قائم کریں

الیکٹرانک فائلنگ سسٹم قائم کرنے کے ذریعے آپ کے کاغذ کی فائلوں سے چھٹکارا حاصل کرنا آپ کو خلائی بچائے گا اور آپ کو اخبار کے پٹھوں سے چھٹکارا ملے گا. یہ جیت ہے. آج کل، الیکٹرانک فائلوں کا نظام بہت معنی رکھتا ہے. شروع کرنے کے لئے، آپ کو آپ کی فائلوں کو ذخیرہ کرنے کے لئے ایک سکینر اور ایک جگہ کی ضرورت ہے، کمپیوٹر پر ایک فولڈر سسٹم یا کلاؤڈ میں، اور بیرونی ہارڈ ڈرائیو.

مختلف قسم کے دستاویزات (مثال کے طور پر: گھریلو، ٹیکس، آٹو، پیدائشی سرٹیفکیٹ وغیرہ وغیرہ) کے لئے عام فولڈر قائم کریں. آپ کو دستاویز کو ذخیرہ کرنے کے لۓ بہت درست نہیں ہونے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ الیکٹرانک فائلوں کے نظام کی تلاش کی جا رہی ہے.

پھر، ہر دستاویز کو اسکین کریں اور مواد کے مطابق ایک فولڈر میں اسٹور کریں.

اہم دستاویزات کی کاپیاں برقرار رکھنا

آپ کے انتہائی اہم دستاویزات کے لئے، ماہرین کو نقل رکھنا مشورہ ہے.

اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کا کلاؤڈ سٹوریج اور ایک ہارڈ ڈرائیو پر ایک کاپی رکھنے کا مطلب ہوسکتا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو ایک الیکٹرانک فائل میں اور ایک فائر بیک محفوظ میں ایک کاپی کاپی رکھنے کا مطلب ہوسکتا ہے.

یہ دستاویز ہمیشہ کے لئے محفوظ کریں

یہ دستاویز ہمیشہ کے لئے ذخیرہ کرنا چاہئے:

• تعلیمی ریکارڈز - ڈپلوما، ٹرانسمیشن اور کسی بھی پورٹ فولیو کا کام جو مستقبل میں استعمال کیا جا سکتا ہے جب کسی نوکری کے لۓ درخواست دی جاتی ہے.

• اشتہاری کاغذات

• بپتسما سرٹیفکیٹس

• پیدائش سرٹیفکیٹس

• موت کے سرٹیفکیٹ - ٹیکس مقاصد کے لئے ضرورت ہوسکتی ہے.

• ڈرائیور کا لائسنس

• روزگار کی ریکارڈز - کسی بھی شق، معاہدے، نظم و ضبط فائلوں اور کارکردگی کے جائزے.

• شادی کے سرٹیفکیٹس

• میڈیکل ریکارڈ

• فوجی ریکارڈز

• پاسپورٹ

• ریٹائرمنٹ اور پینشن ریکارڈز

• سوشل سیکورٹی کارڈ

• وائلز

ایک مختصر وقت کے وقت کے لئے محفوظ کریں

یہ دستاویزات آپ کو اکثر ماہانہ یا ہفتہ کے طور پر چھو سکتے ہیں:

• بینک بیانات - 1 مہینہ

• بیل - کسی بھی ٹیکس یا وارنٹی سے منسلک کسی سال کے لئے، تمام بلوں کو جلد ہی ان کی ادائیگی کی جانی چاہئے.

• کریڈٹ کارڈ بل - فورا فوری طور پر ادائیگی کی.

• ہوم کو بہتر بنانے کے رسید - جب تک گھر فروخت نہیں کیا جاتا ہے.

• سرمایہ کاری ریکارڈز - آپ نے اکاؤنٹ بند کر دیا یا سیکورٹی کو فروخت کرنے کے بعد 7 سال بعد.

• لیجز - جب تک آپ باہر منتقل نہیں ہوسکتے ہیں اور اپنے مالکان کو واپس جمع کرائیں.

• پےچیک / پے سٹب - 1 سال تک جب تک آپ نے اپنے W-2 موصول نہیں کیا ہے

• فروخت کی رسیدات - وارنٹی کی زندگی کے لئے رکھیں. ظاہر ہے، یہ صرف بڑی خریداری جیسے آلات اور الیکٹرانکس پر لاگو ہوتا ہے. میں عام طور پر جب تک کہ میں جانتا ہوں کہ میں واپسی کے لئے رسید کی ضرورت نہیں جا رہا ہوں جب تک کہ جوش اور پوشاکوں جیسے چیزوں کے لئے رسیپ رکھنا.

• ٹیکس دستاویزات - آپ کے فائل اور ڈبلیو 2 اور رسید جیسے تمام مل کر دستاویزات سمیت 7 سال.

• گاڑیاں ریکارڈ - جب تک کشتی، گاڑی یا موٹر سائیکل فروخت نہیں کی جاتی ہے.

دستاویزات سے چھٹکارا حاصل کرنے کے لئے

شناختی دستاویزات شناخت چوری سے خود کو بچانے کا ایک اہم طریقہ ہے. (شناخت چوری سے خود کو کیسے بچانے کے بارے میں سیکورٹی ماہر جے فولی کے ساتھ اپنے انٹرویو کو پڑھیں). حیران کن کیا خیال ہے؟ عام اصول یہ ہے کہ مندرجہ بالا معلومات کے ساتھ ٹکڑا ہونا چاہئے: اکاؤنٹس نمبر، پیدائش کی تاریخ، ابتدائی نام، پاس ورڈ اور پن، دستخط، اور سوشل سیکورٹی نمبر.

پھر، وہ کوئی دماغ نہیں ہیں.

یہاں بنیادی باتیں ہیں:

اگر دستاویزات اب بھی "فعال" ہیں، تو آپ کو ان کے حوالہ کے لئے رکھنا ضروری ہے اور ایک سادہ گھر کی فائل کا نظام قائم کرنا ہوگا. اس کا مطلب موضوع کے ذریعہ فائلوں کی دستاویزات اور اس کے بعد ان کے استعمال میں کوئی وقت نہیں ہے.

کیا دستاویزات کو ٹکڑے ٹکڑے کر دیا گیا ہے

اگر آپ ان دستاویزات کے ساتھ کئے جاتے ہیں اور اب انہیں ان کی ضرورت نہیں ہے، تو یہاں کیا ہے (سب کچھ - کاغذی کام کی طرح - آپ صرف ری سائیکل کر سکتے ہیں).

• اے ٹی ایم رسید

• بینک بیانات

• پیدائش کی سرٹیفکیٹ کاپی

• منسوخ اور voided چیک

• کریڈٹ کارڈ بل

• کریڈٹ رپورٹ

• ڈرائیور کے لائسنس (متوقع)

• ملازمت کے دستاویزات جس میں کوئی شناخت نہیں ہے

• متوقع پاسپورٹ اور ویزا

• سرمایہ کاری # اکاؤنٹ

• قانونی کاغذات

• سرمایہ کاری، اسٹاک اور پراپرٹی ٹرانسمیشن

• ایک دستخط کے ساتھ اشیا (لیکس، معاہدے، خطوط)

• سامان ٹیگز

• طبی اور دانتوں کا ریکارڈ

• سوشل سیکورٹی نمبر کے ساتھ کاغذات

• پاس ورڈ یا PIN نمبر

• ادائیگی کی پٹیوں

• پہلے منظور شدہ کریڈٹ کارڈ ایپلی کیشنز

• اکاؤنٹ نمبر، کریڈٹ کارڈ نمبر یا کسی بھی شناختی معلومات کی جانچ پڑتال کے ساتھ رسید

• ٹیکس فارم

• ان پر شناختی معلومات کے ساتھ ٹرانسمیشن

• سفر کا سفر

• استعمال شدہ ایئر لائن ٹکٹ

• یوٹیلٹی بل (ٹیلی فون، گیس، بجلی، پانی، کیبل ٹی وی، انٹرنیٹ)

ان دستاویزات کو چیک میں چیک کرنے کے لئے قائم ایک لچکدار دلہن کا نظام حاصل کرنے کے لئے اس بات کو یقینی بنائیں اور جب انہیں مزید ضروری نہیں ہے تو ان کو ٹکڑا دیا جائے.

جو کچھ آپ کو رکھنے کی منصوبہ بندی کرنے کی ضرورت ہے وہ عمل، منظم اور دائرہ کار بنائے جائیں. مجھے گھریلو فائلوں کا نظام پسند ہے.