01 کے 07
ایک کاغذ فائلنگ + اسٹوریج سسٹم کو کیسے قائم کرنا ہے جو آپ کے لئے ہمیشہ کام کرے گا
بیلچکاک / گیٹی امیجز جدوجہد حقیقی ہے: انتظامات کاغذات اور کاغذ پٹھوں کی گندگی ہے. لہذا یہ آسان، گھریلو فائلنگ نظام قائم کرنے کے لئے یہ اہم ہے کہ آپ اصل میں استعمال کریں گے. آج، ہم اس کے ساتھ ساتھ کرنے کے لئے جا رہے ہیں.
مقصد
جانیں کہ کس طرح ایک گھریلو فائل نظام قائم کرنے کے لۓ آپ واقعی آپ کی باقی زندگی کے لئے استعمال کریں گے. طرز زندگی میں تبدیلیوں کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے اسے لچکدار ہونا ضروری ہے، اور اسے آسان ہونا ضروری ہے لہذا آپ اسے اصل میں رکھیں گے.
آپ کو کیا ضرورت ہے
- فائل کابینہ یا فائل باکس
- فائل فولڈروں کو پھانسی (میں ان رنگ والے لوگوں کو پسند کرتا ہوں جو مندرجہ بالا تصویر ہیں)
- ڈیسک ٹاپ فائل ہولڈر
- سکریڈر
- ری سائیکلنگ بن
- فائل فولڈر
- لیبل سازی یا قلم
وقت
یہ ایک ہفتے کے آخر میں پروجیکٹ ہے. ہم ایک ہفتے کے روز اس کام / اسکول کے ایک طویل دن کے بعد شروع کرنے کی سفارش نہیں کرتے ہیں. وغیرہ ایک کپ کافی یا چائے کے ساتھ ہفتہ یا اتوار کی صبح مسلح افراد کو اس کا آغاز کریں، اور اس طرح کے رویے سے رجوع کریں.
02 کے 07
ایک اسپاٹ میں آپ کے تمام کاغذات جمع
اسٹیو ہیپ / گیٹی امیجز ہوم فائلنگ سسٹم قائم کرنے میں پہلا قدم آپ کی تمام فائلوں اور کاغذات کو ایک ہی جگہ میں مربوط کرنا ہے تاکہ آپ ترتیب دیں، ری سائیکل اور ٹکڑا کرسکیں. ایک جگہ میں ہر چیز کے بعد مندرجہ ذیل فوائد ہیں:
- یہ آپ کو ہاتھ پر کام پر توجہ مرکوز کرے گا. جب آپ کوشش کریں گے ایک ایسا کام پورا کرو جسے آپ اس کے بارے میں حوصلہ افزائی نہیں کر رہے ہیں (دھن طرح)، کسی بھی عذر کو کسی دوسرے منصوبے پر چلنے اور شروع کرنا. اگر آپ کے پاس سبھی سپلائییں ہیں (یہاں درج ہیں) اور آپ کے تمام کاغذات ایک ہی جگہ میں ہیں، آپ واقعی میں کوئی عذر نہیں ہے لیکن کھدائی کرنے کے لئے.
- آپ کو زیادہ مکمل ہو جائے گا. آپ کے گھر کے سامنے کی جھاڑو کرتے ہوئے مطلب یہ ہے کہ آپ کو اس کام سے چند ہفتوں کو دوبارہ نہیں کرنا پڑے گا جب آپ کو لانڈری کے کمرے میں کاغذات کی ایک بھول اسٹیک مل جائے.
کاغذات تلاش کرنے کے لئے چند جگہیں (آپ کے واضح میز دراز کے علاوہ، فون کابینہ اور میل ڈائل):
- رہنے کا کمرہ. کاغذات رہنے والے کمرے میں پھنس جاتے ہیں کیونکہ اکثر ہمارے پاس ان کے ساتھ کیا کرنے کا خیال نہیں ہے. لہذا آپ کو ہمیشہ کاغذات ڈالنا چاہئے کہ آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ میرے باکس میں باکس میں کیا کرنا ہے.
- بیگ . بیک پییکس، کام بیگ، ہاتھ بیگ، جم بیگ، اور سوٹ کیس.
- باورچی خانے کے. کاغذ کے ڈھیریں باورچی خانے میں ختم ہونے کا ایک طریقہ ہے. یہی وجہ ہے کہ باورچی خانے اکثر پہلی جگہ ہے جسے ہم سر کرتے ہیں جب ہم دروازے سے چلتے ہیں.
تو، آپ کے تمام کاغذات جمع اور پھر ...
سخت سطح پر ایک اچھی جگہ کا انتخاب کریں جس پر آپ 5 ڈائل بنا سکتے ہیں. یہ باورچی خانے کی میز، مہمان کے کمرے کے بستر، یا آپ کی ڈیسک ہوسکتی ہے اگر کافی ہو. اگر آپ کے پاس کافی بڑی سطح نہیں ہے تو، فرش بھی کام کرتا ہے.
اگر آپ کے پاس بہت سارے کاغذات موجود ہیں تو پھر بائنوں یا گتے بکسوں کا استعمال کریں. ان کو ان کو الگ الگ رکھنے اور غلطیوں سے بچنے کے لۓ لیبل کریں - جیسے کہ پچھلے سال کے ٹیکس کی ریٹائٹس کو "ری سائیکل" باکس میں پھینکنا پڑا.
03 کے 07
پانچ زمرہ جات میں اپنے کاغذ الگ کریں
اپنے تمام کاغذات کو پانچ اقسام میں الگ کریں. تصویر / گیٹی اب کاروبار کا کاروبار کرنے کا وقت ہے. آپ ہر کاغذ کو چھونے اور اس کے بارے میں فیصلہ کرنا پڑے گا.
اصول: آپ کاغذ کے ہر ٹکڑے کے بارے میں فیصلہ کرنا ضروری ہے . یہ ان 5 اقسام میں سے ایک میں جانے جا رہا ہے:
ایکشن: آپ پر کارروائی کرنے کے لئے کاغذات آپ کو ضائع کرنے کی ضرورت ہے. "گھریلو" کے طور پر ذیل میں ایک قسم میں ہم سے جو کچھ اشارہ کرتے ہیں ان کو الجھن نہ دیں. گھریلو دستاویزات مستقل طور پر درج کی جاتی ہیں، ایکشن فائلیں ایک بار استعمال ہونے جا رہے ہیں اور پھر رد کردیے جاتے ہیں.
مثال: دعوت، پارکنگ ٹکٹ، تقرری یاد دہانی، ہوم ورک، بل وغیرہ.آرکائیو: کاغذات یا دستاویزات جو آپ کو پھانسی کی ضرورت ہے لیکن آپ کو سال میں ایک سے زیادہ یا دو بار حوالہ دینے یا استعمال کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
مثال: ٹیکس کی واپسی، طبی ریکارڈ، تعلیمی ریکارڈ، ثبوت آپ نے جوری ڈیوٹی، اعمال، لیکس، معاہدے وغیرہ میں حصہ لیا.گھریلو: یہ کاغذات ہیں آپ اپنے گھر (اور زندگی) چلانے کے لئے استعمال کرتے ہیں.
مثال کے طور پر: کوپن، ترکیبیں، صارف دستی، اس سال کے ٹیکس کے لئے رسید، آئندہ سفر کے لئے دستاویزات، وغیرہ.ری سائیکل: کاغذات اور دستاویزات جو مندرجہ ذیل کسی بھی قسم میں نہیں گرتے ہیں اور کوئی ذاتی معلومات نہیں رکھتے ہیں.
مثال کے طور پر: جنک میل، سیمینار سے ورکھیٹیاں آپ میں مزید دلچسپی نہیں رکھتے ہیں، اخبارات، میگزین، پرانے ہوم ورک، آپ کی ضرورت نہیں ہے، استعمال کیا لفافے وغیرہ.ٹکڑا: کاغذات اور دستاویزات جو زمرے میں نہیں گراتے ہیں لیکن ذاتی شناختی معلومات پر مشتمل ہوتے ہیں.
مثال: کریڈٹ کارڈ کی پیشکش، پرانے بینک بیانات، بل، وغیرہ
04 کے 07
Declutter + دستاویزات اور فائلوں کو منسوخ کریں جو آپ کی ضرورت نہیں ہے
dra_schwartz / گیٹی امیجز تمہارا سب سے بڑا ڈائل ری سائیکل ہو جائے گا. ان سب سے پہلے دوبارہ ری سائیکل کریں - یہ اعتراض یہ ہے کہ آپ کو جلد ہی ممکن ہو سکے کے ساتھ ہی کام کرنے والے کاغذ کی مقدار کو کم کریں.
اگلا، ٹکڑا ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے کر دیا - اس میں کچھ بھی شامل ہونا چاہئے جو آپ کے نام اور پتہ کے باہر آپ کی شناخت کرتا ہے.
متبادل طور پر، اس کنارٹر اسٹور سے آپ کا ID رولر یہ بہت ہی قیمتی قیمت ہے اور ان لوگوں کے لئے بہت عملی ہے جنہیں آپ کے سکریڈر جام کے بیمار ہیں. اس طرح آپ آسانی سے آپ کی شناختی معلومات پر ڈاک ٹکٹ ڈال سکتے ہیں اور شیٹڈنگ کے بجائے ای میل اور دستاویزات ان پر ذاتی معلومات کے ساتھ ری سائیکل کرسکتے ہیں.
اب جب تم نے جکڑ لیا ہے، اس کا ایک ایسا نظام قائم کرنے کے لۓ وقت اٹھانے کا وقت ہے:
- استعمال کرنا آسان ہے، لہذا آپ اصل میں اسے استعمال کریں گے؛
- زندگی کی تبدیلیوں اور نئی منصوبوں کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے کافی لچکدار؛ اور،
- آپ کو کچھ تلاش کرنے کی ضرورت ہے جب محفوظ، آپ اسے تلاش کر سکتے ہیں.
یہاں خوبصورتی یہ ہے کہ آپ اس زمرے کو اپنے گھر یا دفتر سے باہر اور باہر آنے والے کاغذ کی مقدار پر منحصر کر سکتے ہیں.
05 کے 07
آپ کے ہوم دائرہ دار کے نظام کے لئے ایک محفوظ شدہ دستاویزات فائل قائم کریں
کیرولین ہبربرڈ / گیٹی امیجز یہ فیصلہ کرنے میں بہت آسان ہے کہ کون سا کاغذ آپ کے محفوظ شدہ دستاویزات فائل میں جائیں. یہ آپ کے مالک ہیں سب سے اہم کاغذات ہیں. وہ ثبوت ہیں کہ آپ اور آپ کا خاندان موجود ہے، اپنے ٹیکس ادا کرتے ہیں، اپنے گھروں اور کاروں کو، کالج سے گریجویشن کی جاتی ہے، آپ کے ملک سے باہر پاسپورٹ یا ویزا پر سفر کر سکتے ہیں. اگر آپ کاروباری مالک ہیں یا ایک سے زیادہ ملکیت کا مالک ہیں، تو یہ فائل بھی بڑی ہو گی.
اس فائل میں رکھنے کے لئے بنیادی باتوں کی فہرست یہاں ہے:
- ٹیکس کے گوشوارے
- میڈیکل ریکارڈ
- تعلیمی ریکارڈ
- ثبوت آپ نے جیوری ڈیوٹی کی خدمت کی
- اعمال
- لیزیں
- معاہدے
- پاسپورٹ
- سیکیورٹی سیکیورٹی کارڈ
- روزگار کا ریکارڈ
- بپتسما سرٹیفکیٹ
- انشورنس / ریٹائرمنٹ دستاویزات
ان کاغذات کو فولڈر فولڈر میں فائل فائل میں اسٹور کریں. محفوظ رکھنے کے لۓ مزید "چیزیں" حاصل کرنے کے بعد ایک آگ کے باکس کو خریدنے پر غور کریں.
فائلوں میں آپ اکثر اکثر استعمال کرتے ہیں (سال میں چند بار بار). اس خلا کو زیادہ منظم کرنے کی کوشش کرو کیونکہ اگر آپ کو بہت خاص ہو تو یہ اصل میں چیزوں کو تلاش کرنا مشکل بناتا ہے جب آپ واقعی ان کی ضرورت ہوتی ہے. عام طور پر، اگر آپ اپنی محفوظ شدہ دستاویزی فائل میں ڈپ کر رہے ہیں تو، واقعی آپ کو کاغذ کا ٹکڑا واقعی ضرورت ہے لہذا ممکنہ طور پر اپنے آپ کو آسان بنانا.
یہاں میری قسمیں ہیں:
- تعلیمی
- کار
- روزگار
- مالیاتی
- صحت
- ID
- انشورنس
- ریل اسٹیٹ کی
انہیں حروف تہجی سے منظم کریں، لیکن ID فائل کو آگے رکھیں. اس میں آپ کی پیدائش کے سرٹیفکیٹ، پاسپورٹ، سوشل سیکورٹی کارڈ اور بپتسما سرٹیفکیٹ جیسے چیزیں ہیں. یہ بھی آپ کی شادی کے لائسنس کو برقرار رکھنے کے لئے ہے.
ان کاغذات کو ذخیرہ کرنے کے لئے، ایک اعلی سیکورٹی ڈیڈ باکس پر زور دیتے ہیں جو 50 ڈالر سے بھی کم ہے، ایک عظیم قدر ہے *. ایک اور اختیار ہائی سیکورٹی نسخہ باکس ہے. یہ ایک طبی سامان کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے لیکن بہت آسانی سے کاغذات کھو سکتے ہیں.
آپ اپنی خود کی فائل خود اپنی فائل قائم کرسکتے ہیں، یا آپ FileSolutions ہوم فائلنگ سسٹم استعمال کرسکتے ہیں.
* اگر آپ ان فائلوں کو کھو دیتے ہیں، تو آپ رجسٹرار، ٹاؤن / سٹی کلکس، تعلیمی اداروں وغیرہ وغیرہ سے کاپیاں وصول کرنے کے لئے بہت زیادہ ادائیگی کرتے ہیں، لہذا $ 50 ایک قابل قدر، سمارٹ سرمایہ کاری ہے.
06 کا 07
گھریلو فائل کا نظم کریں
Sappington Todd / Getty Images یہاں آپ کے گھریلو فائل میں ذخیرہ کرنے کے لئے انگوٹھے کا ایک اچھا قاعدہ ہے: آپ کو مستقبل میں بھی ضرورت ہوسکتی ہے، لیکن آپ کو ابھی ابھی کارروائی کرنے کی ضرورت نہیں ہے، جو آپ کی محفوظ شدہ دستاویزات فائل میں نہیں ہے. اپنے گھریلو فائل کا استعمال کریں (جسے گھریلو ورکشاپ کہا جاتا ہے) مثال کے طور پر، لہذا آپ اس فائل میں ذخیرہ کرنے کے لئے بہتر خیال رکھتے ہیں اور کیا نہیں.
سب سے پہلے، ایک فائل باکس یا بن کے بجائے، میں نے ٹکڑے ٹکڑے اور پھر جیب چیزیں اور گفٹ کارڈز جیسے چیزوں کو ذخیرہ کرنے کے لئے ایک بائنڈر بنایا. آپ اس بائنڈر کا استعمال کرسکتے ہیں اور مندرجہ ذیل حصے کے لئے کرسکتے ہیں:
- کوپن / گروپس
- گفٹ کارڈز
- آئندہ دوروں / سفر کے لئے دستاویزات
- میں نے پیشکش کی اور میری چیک بیک حاصل کرنے کا انتظار کر رہا ہوں
- بڑی ٹکٹ کی چیزیں جیسے سامان یا فرنیچر کا ایک ٹکڑا ہے
- آپ کے تمام انعامات کارڈ کے لئے ایک جیب ہے
- آپ آنے والے منصوبوں کے لئے نوٹس اور ریفرنس مواد
- ترکیبیں *
- ٹیکس کے لئے رسید
- کار / گھر / رینٹل کی انشورینس کی پالیسی
آپ شاید ان میں سے زیادہ تر ایورنوٹ اکاؤنٹ میں اسکین کرسکتے ہیں ، لیکن اس وقت جب آپ کو ضرورت ہو تو آپ اسے دوبارہ پرنٹ کرنا پڑیں گے، لہذا اس نوٹ بک میں اسے فائل کریں اور اپنے گھریلو ورک بک کو فون کریں.
* کسی بھی قسم کی فائلیں رکھو جو آپ کسی دن واپس آنا چاہتے ہیں لیکن نہیں ہے.
07 کے 07
ایکشن فائل قائم کریں
یوٹرمارو کڈو / گیٹی امیجز ایکشن فائل وہ کاغذات ہیں جو آپ کو کارروائی کرنے کی ضرورت ہے اور پھر رد کردیں. کسی بھی دستاویزات یا کاغذ کو جو مستقل طور پر یا لمبی عرصہ تک (ایک مہینے سے زیادہ) درج کرنے کی ضرورت ہے، شاید آپ کے گھریلو فائل میں شامل ہو.
ایکشن فائلیں ہیں:
- ایک بار پھر استعمال ہونے جا رہا ہے اور پھر رد کردیا گیا؛ یا،
- آپ پر کارروائی کرنے کے منتظر فائلیں.
یہ کاغذات خاص طور پر منعقد کرنے کے لئے ایک باکس کا استعمال کریں، اور ہم اس باکس کی سفارش کرتے ہیں. سنتری کا انتخاب کریں کیونکہ یہ ایک چمکدار رنگ ہے اور سوچ رہا ہے، یہ آپ کو ہفتے میں کم سے کم ایک بار باکس میں جانے کے لۓ مل جائے گا. یہ میل کے انتظام میں مدد کرنے کیلئے آپ کے باکس میں بھی دوگنا کرسکتا ہے .
یہاں آپ کی ایکشن فائل میں رکھنے کی مثالیں موجود ہیں:
آنے والے میل:
- آپ کو میل میں حاصل کردہ کچھ بھی اس فائل میں جاتا ہے
- کاغذ کے کسی بھی ٹکڑے آپ کو یا آپ کو ہینڈبیگ میں پکڑنے اور پھینکنے کے کسی بھی ہاتھ یہاں جاتا ہے
کیلنڈر اشیاء:
- آئندہ واقعات اور کسی بھی ہدایات یا ردعمل کے لئے دعوتیں جو ان کے ساتھ آتے ہیں
- بل ادا کرنے کے بعد بلے باز یا ری سائیکل
- اجازت پر دستخط کرنے کی اجازت دیتا ہے
- تقرری یاد دہانیوں
ادائیگی کرنے کے لئے اشیاء:
- ادا کرنے کے لئے پارکنگ ٹکٹ
- بل ادا کرنے کے لئے
آپ کے اشارے پر انتظار کر رہا ہے:
- کسی بھی چیز کے لۓ آپ نے حال ہی میں خریدا ہے اگر آپ واپس آنے کا ارادہ رکھتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ ایمیزون سے ایک پیکیج حاصل کرتے ہیں، تو آپ اس بن میں پیکنگ پرچی ٹاسکتے ہیں، اگر مصنوعات کام نہیں کرتی اور آپ کو اسے واپس کرنا ہوگا. آپ کے دوسرے پیکجوں کے لئے آپ کو حاصل ہے.
- جو کچھ آپ انتظار کر رہے ہو اس کے لئے رسید. مثال کے طور پر، اگر آپ نے اپنے انشورنس کمپنی کو بل پیش کی ہے اور آپ کو رقم کی واپسی کا انتظار کر رہے ہیں، تو اس فائل میں جاتا ہے. اگر آپ کچھ واپس آ گئے ہیں اور آپ کو اپنے بینک کے بیان میں یا میرے کریڈٹ کارڈ بل پر نظر آنے کا انتظار ہے تو، یہ اس باکس میں جاتا ہے.
آپ اس فائل کو مزید زمرے میں توڑ سکتے ہیں، لیکن اس باکس میں ہر چیز کو ٹاسکنا آسان ہے اور اس کے بعد ہفتے میں دو بار یا تین بار ایک بار پھر اس کے ذریعے جائیں. اس وقت آپ ری سائیکل کریں یا کسی بھی چیز کو شرمندہ کر سکتے ہیں جو آپ کو مزید ضرورت نہیں ہے، جو کہ آرکیفکیشن یا گھریلو اور کارروائی کی چیز ہے جس کا جواب ہونا ضروری ہے اس کی فائل بھی. اس مقصد کا مقصد اس فائل کو ممکن حد تک چھوٹا رکھنا ہے.
لیکن ... چیلنج یہ ہے کہ آپ کو اس فائل کے ذریعہ کم سے کم ایک بار ہفتے میں جانا ہوگا، ترجیحات زیادہ تر. میں اس کام کو آپ کے ذاتی ہفتہ وار تنظیم سازی روٹین میں شامل کرنے کی سفارش کرتا ہوں، اس طرح آپ ہفتے میں ایک دفعہ ایک نسبتا کم مقدار میں کاغذات جمع کر رہے ہیں.