مناسب ای میل آتشبازی کی اہمیت

کیا آپ نے کبھی بھی ای میل موصول کیا ہے جو آپ کو بھیجنے والے شخص کے بارے میں سوچ رہا ہے؟ یا بدتر، کیا آپ نے کبھی بھی ایک ای میل بھیجا ہے کہ آپ نے بعد میں افسوس کیا؟

بری ای میل کے حصول کے اختتام پر ہونے والا آپ کو اپنے سر کو ہلا کر چھوڑ کر کوشش کر رہا ہے کہ زمین پر دوسرا شخص کیا سوچ رہا تھا. جو بھی اسے بھیجا جاتا ہے وہ دوسری صورت میں عظیم دن برباد کر سکتا ہے، اور اس کے بعد بعد میں منفی ردعمل ہوسکتا ہے.

ای میل بند کرنے کی رفتار نے اسے مواصلات کا پسندیدہ طریقہ بنا دیا ہے. چاہے آپ ذاتی یا بزنس ای میل بھیجیں، مناسب موافقت کے بعد، مواصلات یا مشکل احساسات کو روکنے کے لئے ضروری ہے.

وصول کنندہ کے علاج سے گولڈن اصول پر عمل کریں جیسے آپ علاج کرنا چاہتے ہیں. کسی بھی ای میل پر "بھیجیں" پر کلک کرنے سے قبل ایک منٹ لگے اور اسے ایک اضافی پڑھنے کے ذریعے دے دو. ای میل کا مؤثر استعمال آپ کو اپنے سپروائزر کے ساتھ ایک مثبت روشنی میں ڈال سکتا ہے اور یہ بھی فروغ دینے کے وقت کے وقت آپ کو ایک کنارے دے سکتا ہے.

• 01 کے 10

  رازداری کو متفق نہ کرو

  ذہن میں رکھو کہ آپ کی کمپنی اور ذاتی ای میل نجی نہیں ہوسکتی. آپ کی کمپنی کو دفتر سے بھیجیے جانے والے کسی بھی چیز کو پڑھنے کا حق ہے، لہذا کبھی بھی لکھنے اور کام سے ذاتی یا انتہائی سنجیدگی سے متعلق معلومات کو بھیجیں. گھر سے ذاتی ای میل آگے بڑھایا جا سکتا ہے، لہذا لکھنا میں کچھ بھی نہ ڈالے جو غلط شخص تک پہنچنے میں کوئی مسئلہ پیدا کرسکتا ہے.

• 02 کے 10

  جارحانہ تبصرے سے دور رہو

  آپ کے ای میل میں مبینہ تبصرے سے بچیں. اس میں کسی دوسرے شخص یا کمپنی کے بارے میں نسلی، جنسی پرست، یا منفی رویے شامل ہیں. اگر آپ ایک جارحانہ ای میل وصول کرتے ہیں، تو جواب دیں یا اسے کسی کو آگے نہ رکھیں. اپنے مالک سے غلطی کی جا سکتی ہے کہ کچھ بھی کہنا ای میل کا استعمال نہ کریں .

• 03 کے 10

  مت کرو

  یاد رکھیں کہ جب آپ تمام کیپوں میں ٹائپ کرتے ہیں، تو آپ کا ای میل چل رہا ہے. کچھ لوگ سوچتے ہیں کہ یہ پیغام اپنے پڑھنے کے لئے آسان بناتا ہے، لیکن یہ معاملہ نہیں ہے. ایک فونٹ استعمال کریں جو معیاری کیس خط میں پڑھتے وقت آنکھوں پر آسان ہے.

• 04 کے 10

  اپنے پیغامات میں ترمیم کریں

  اپنے بھیجنے سے پہلے اپنے ای میلز میں ترمیم کریں. اسپیل چیککر کا استعمال کریں اور آپ کے مناسب گرامر کو یقینی بنانے کے لئے تمام کاروباری ای میلز پر جائیں. آپ ہمیشہ اپنے آپ کو خطوط میں ایک پیشہ ور کے طور پر پیش کرنا چاہتے ہیں. ذاتی ای میل کی جانچ پڑتال کرنے کے بعد آپ کو یہ لکھنے کے لۓ مکمل کرنے کے لۓ یہ آپ کے ارادہ نقطہ نظر میں لے جاتا ہے. ایک لفظ کو چھوڑ کر سزا کے معنی کو تبدیل کر سکتا ہے.

• 05 سے 10

  احتیاط سے جواب دیں

  آپ کو موصول ہونے والے ای میلز کا جواب دینے کا مناسب طریقہ معلوم ہے. "کرنے" اور "سی سی" شعبوں میں بھیجنے والے اور دوسروں پر توجہ دینا. آپ کے "محفوظ" فولڈر کو بہت بے معنی بننے کے بجائے جلدی ممکنہ جواب دیں.

  دیکھنے کے لۓ "سب جواب دیں" کو مارنے کی کوشش سے بچیں. آپ کا ردعمل اس فہرست پر دوسروں کو الجھن دے سکتا ہے، یا آپ ان لوگوں کو غیر ضروری معلومات کو بھیجنے کے لئے پھنس سکتے ہیں جو آپ نہیں جانتے. ایک بار جب آپ "جواب دیں" پر کلک کرنا چاہئے تو آپ کو یقین ہے کہ سبھی معلومات کی ضرورت ہے جو آپ بھیج رہے ہیں.

• 10 کے 06

  ای میل کے اوزار کے ساتھ اپنے آپ کو واقف

  ای میل کے اوزار اور اقسام جانیں. اس میں "کرنے کے لئے،" "سی سی،" "بی سی سی،" اور موضوع کی لائنز شامل ہیں. اہم وصول کنندہ "میدان" میں ہونا چاہئے. جب آپ کسی کو کاپی کرنے کی ضرورت ہے تو، آپ عام طور پر اس شخص کو "سی سی" یا کاربن کاپی میدان میں شامل کریں گے. اگر کسی کو دوسروں کے بغیر اس کے ای میل موصول ہونے والی فہرست میں کاپی کرنے کی ضرورت ہے تو، "بی سی سی" یا اندھی کاربن کاپی استعمال کریں. صرف لوگوں کو کاپی کریں جو آپ کو بھیجنے والی معلومات کو جاننے کی ضرورت ہے.

  چین ای میلز کو آگے بڑھیں. یہ ناراضگی کے نقطہ نظر میں لوگوں کے ای میل بکسوں سے پریشان کن اور املاک بن سکتا ہے. آپ ایسے شخص بننا نہیں چاہتے ہیں جو پیغامات کو آگے بڑھانے کے لۓ ہوسکتے ہیں یا نہیں ہوسکتے.

  آپ کو ہمیشہ کاروباری متعلق ای میل کیلئے موضوع لائن میں بھرنا چاہئے، اور یہ ذاتی ای میل میں ترجیح دی جاتی ہے. موضوع لائن کو مختصر طور پر مختصر رکھیں اور صرف میلنگ فی ایک موضوع ہے.

• 07 سے 10

  اسے مختصر رکھیں

  زیادہ سے زیادہ لوگوں کو طویل عرصے سے، لفظی پیغامات کے بجائے مختصر ای میلز ترجیح دیتے ہیں. اگر ممکن ہو تو، آپ کے نقطۂٔٔ چند الفاظ میں بیان کریں. ایک طویل پیغام کے لئے ایک متعارف کرایا پیراگراف کے ساتھ شروع ہوتا ہے کہ لوگوں کو بنیادی طور پر معلوم ہے. اگر آپ کے پاس ایک سے زیادہ موضوع ہے تو، آپ کے پیغام کو ایک سے زیادہ میلنگ سے زیادہ تقسیم کر کے، ایک ہی موضوع پر ای میل کے ساتھ.

• 08 کے 10

  اپنا سر دیکھیں

  آپ کے ای میل مواصلات میں مثبت ٹون برقرار رکھنا. یاد رکھو کہ سست مذاق مضحکہ خیزوں کے مقابلے میں کہیں زیادہ حوصلہ افزائی کر سکتا ہے. صوتی مواصلات کے لئے طنزیہ مزاحیہ کو محفوظ کریں تاکہ دوسریں آپ کی آواز کی آواز سنیں. اس میں غصہ بھی شامل ہے. آپ کو ہمیشہ ناراض ای میل بھیجنے سے بچنے سے بچنا چاہئے، یا آپ کسی ایسے شخص کو ناخوشگوار قرار دے سکتے ہیں جو آپ کام کرتے ہیں یا دیکھتے ہیں.

• 09 کے 10

  صوابدید کے ساتھ ترجیحی پرچم کا استعمال کریں

  اگر آپ کے پاس اعلی ترجیحی پرچم ہے، تو ضروری ہے جب اسے استعمال کریں. اس کا استعمال بہت زیادہ ہو گا اس کے نتیجے میں آپ کے مخالف اثرات پڑے گا اور وصول کنندگان کے لئے ترجیحی فہرست کے نیچے اپنے ای میلز کو بھیجیں گے.

• 10 سے 10

  اپنا نام سائن کریں

  اپنے ای میلز پر دستخط کرنے کے لئے مت بھولنا. اگر وصول کرنے کی ضرورت ہے تو وصول کنندگان کو ناراض ہوسکتا ہے اور پتہ چلتا ہے کہ ان کو پیغام بھیجا. اگر آپ فون کے ذریعہ جواب کی توقع کرتے ہیں تو، نمبر شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں، یہاں تک کہ اگر آپ جانتے ہیں کہ یہ شخص فائل پر ہے. ای میل کا مقصد وقت بچانے کے لئے ہے، اور وہ کیا کر رہا ہے کو روکنے کے لئے ہے کہ چیزیں سست ہو جائیں گی. اگر آپ کے پاس ایک دستخط لائن ہے تو، مناسب ای میل ایڈریس اور فون نمبروں کے ساتھ اپ ڈیٹ کریں.