بنیادی ای میل آتشبازی

ای میل ان لوگوں کو جو بنیادی لکھا ہوا مواصلات بھیجتا ہے وہ بنیادی طریقوں میں سے ایک ہے، اور اس کا امکان یہ نہیں ہوتا کہ کبھی کبھی تبدیل ہوجائے. یہ آسان ہے، تیز، اور ایک سٹیمپ کی ضرورت نہیں ہے.

وہ دن ہیں جب آپ کو ایک خط یا جواب میں جواب کے لئے ہفتے یا اس سے زیادہ انتظار کرنا ہوگا. آپ کے لفافے وزن وزن اور خطوط کے لئے کافی ڈاک ٹکٹ لینے کے لئے پوسٹ آفس کو ہنگامي رنز بنانے کے لئے ضروری نہیں ہے. دراصل، بہت سے لوگوں نے کبھی بھی لفافے کو خطاب نہیں کیا یا امریکی پوسٹ آفس کے ذریعہ ایک خط بھیجا ہے.

ای میل خود کار طریقے سے اور کاروبار دونوں میں بات کرنے کا سب سے آسان اور تیز ترین طریقوں میں سے ایک بن گیا ہے. یہ ایسا رجحان بن گیا ہے جو ہمیشہ اعتماد مند ریاستہائے متحدہ امریکہ کی پوسٹل سروس کاروبار میں رہنے کے طریقوں کو تلاش کرنے کے لئے جدوجہد کر رہا ہے.

کوئی حیران نہیں ہے کہ اس ای میل کی مثال ، اکثر اکثر Netiquette کے طور پر کہا جاتا ہے ، موجودہ ثقافت کے لئے ایک گرم موضوع ہے. امریکی آبادی کے وسیع حصے کے ذریعے ای میلز روزانہ بھیجے جاتے ہیں. زیادہ تر کاروباری اداروں کو دن بھر ملازمین کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے ای میل کا استعمال کرتے ہیں . تقریبا ہر گھر میں کم سے کم ایک کمپیوٹر ہے جس میں انٹرنیٹ تک رسائی حاصل ہوتی ہے اور ان کے خاندانوں میں ماں، والدین، بچوں، نوجوانوں اور شاید بھی دادا نگارین ہیں، ان میں سے سب سے زیادہ ای میلز موصول اور بھیج رہے ہیں.

ہم ایک مائیکروویو میں انٹرنیٹ پر چلنے والے سوسائٹی میں رہتے ہیں، اور کسی کو کسی بھی خط لکھنے کے لئے وقت نہیں لینا چاہتی ہے، اگرچہ یہ بہت زیادہ مباحثہ اور ذاتی ہے. اب بھی بہت سے حالات موجود ہیں جس میں ای میل سست میل سے بہتر کام کرتا ہے.

یہاں کچھ مثالی ڈو موجود ہیں اور آپ کو ای میل نوٹوں کا پیچھا کر رہے ہیں جب ذہن میں رکھنا پڑتا ہے.

1. تیار کریں. ایک ای میل ٹائپ کرنا شروع کرنے سے قبل، چاہے یہ ابتدائی نوٹ یا جواب ہے، آپ اپنے آپ سے یہ پوچھنا چاہئے کہ آپ بات چیت کرنا چاہتے ہیں. مختصر میں، آپ کا مقصد کیا لکھنے کے لئے ہے؟ ایک بار جب آپ جانتے ہو، آپ کو مکمل طور پر ای میل پر پڑھ سکتے ہیں اس بات کا یقین کرنے کیلئے کہ آپ نے اپنا مقصد حاصل کیا ہے. اگر یہ گریڈ بناؤ تو اسے بھیج دو اگر متن الجھن، سخت، یا واضح ہے تو شاید آپ کو دوبارہ شروع کرنا چاہئے.

1. مواصلات یاد رکھیں کہ آپ ایک حقیقی شخص سے گفتگو کر رہے ہیں جو اس میل کو مل جائے گا. اس کے ساتھ ذہن میں، آپ کو شخص کو نام سے خطاب کرنا چاہئے اور احترام ہو. اگر یہ ایک موصول شدہ ای میل کا جواب ہے تو آپ کو نوٹ میں ابتدائی کسی بھی سوالات یا درخواستوں کو حل کرنے کا وقت لے جانا چاہئے.
2. سانس لینے ہم نے کچھ نقطہ نظر یا ہمارے مرکب کو کھونے کا ایک دوسرے پر مجرم قرار دیا ہے. اگر آپ کو ایک ای میل موصول ہوتا ہے جو آپ کو سنجیدگی یا اپوزیشن کرتا ہے تو اس طرح سے جواب نہ دیں. ہائی روڈ لے لو یا صرف جوابی وصول کرنے کے لۓ یا جواب دینے سے پہلے کچھ وقت لگائیں تاکہ آپ پرسکون کرسکیں اور ایک اچھی طرح سے سوچ پیغام کے ساتھ جواب دیں. آپ کبھی بھی غصے میں کسی بھی ای میل (یا مواصلات کے کسی دوسرے فارم) کا جواب نہیں دینا چاہتے ہیں. جب ہم ناراض ہیں تو ہم (یا لکھنا) چیزیں بولتے ہیں جو ہمارا مطلب یہ نہیں ہے کہ یہ کہنے کی ضرورت نہیں ہے. یاد رکھو کہ ایک بار جب آپ کا ای میل بھیجا جاتا ہے تو یہ ہمیشہ کے لئے ہے.
3. شفاف ہو آپ کا موضوع لائن سچا نمائندگی ہونا چاہئے کہ آپ وصول کنندہ سے رابطہ کیوں کر رہے ہیں. میل کے موضوع سے متعلق جملے استعمال کریں. یہ سچ ہے کہ آیا آپ کسی کاروبار یا ذاتی ای میل کو تشکیل دے رہے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ اگلے ہفتہ کے دورے کے بارے میں اپنی ماں کو ایک ای میل لکھ رہے ہیں، تو آپ کی موضوع لائن کچھ "جیسے ہی آپ کا دورہ." پڑھنا چاہئے.

1. تحقیق. اگر آپ کاروباری ایسوسی ایٹ کو ای میل بھیج رہے ہیں، تو آپ اس کے آخری نام اور عنوان کا استعمال کرنے کے لئے موزوں ہیں. تحقیق کرو اور وصول کنندگان کو درست طریقے سے ایڈریس کریں. کمپنی کے صدر یا تو ٹیلر یا صدر ٹیلر کے طور پر خطاب کر سکتے ہیں.
2. ہجوں کی پڑتال. جب آپ لکھنے میں بات چیت کرتے ہیں تو جادو کی جانچ کا استعمال ضروری ہے. جب آپ غلطیوں سے بھرا ہوا ایک نوٹ بھیجتے ہیں تو، اس سے بات کرتی ہے کہ آپ مٹی ہو یا آپ تفصیل پر توجہ نہیں دیتے. ہمیشہ اسکرینچ کو چلانے کی کوشش کریں یا ایسے پروگرام کا استعمال کریں جو خود کو درست کریں. اور پھر اس بات کا یقین کرنے کیلئے کہ آپ جو الفاظ استعمال کرنا چاہتے تھے اسے دوبارہ پڑھائیں مختلف چیزوں کو خود کو درست نہیں کیا گیا.
3. ثبوت آپ کو بھیجنے کے لئے منصوبہ بندی کرنے والے کسی بھی ای میل کا فوری ثبوت دینے کے لئے آپ کو اضافی چند سیکنڈ یا منٹ لے جانا چاہئے. کسی بھی اجنبی جملے میں ترمیم کرنے یا کسی بھی لاپتہ خطوط نشان رکھنے کے لئے اس وقت لے لو.

1. سر کے لئے دیکھیں کبھی کبھی ایک ای میل آپ کے ارادہ سے کیسے مختلف ہو سکتا ہے. آپ کے ای میل کا سر بہت اہم ہے اور آپ کا پیغام جیسے ہی اہم ہے. کیونکہ یہ لکھا ہوا مواصلات ہے، آپ کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ آپ کا سر خوشگوار ہے اور یہ کہ آپ جو کہنا چاہتے ہیں اس کی ایک حقیقی نمائندگی ہے. یاد رکھیں کہ آپ کے وصول کنندہ آپ کی آواز میں چکن نہیں سن سکتے یا اپنے چہرے پر مسکراہٹ دیکھ سکتے ہیں. جب تک کہ آپ ہر چیز کو آپ کے لکھنے سے پہلے پیش کرنا چاہتے ہیں، آپ کو ای میل میں کسی بھی زبان سے بچنے کے لئے جو کسی بھی طرح سے غلطی کا سامنا کرنا چاہئے.
2. مختصر اور میٹھی رہو جب آپ ای میل کرتے ہیں تو ایک ناول لکھنے کی کوشش نہ کریں. زیادہ تر لوگ واقعی ای میل میں بہت زیادہ نہیں پڑھنا چاہتے ہیں. اگر ای میل ضروری ہے تو، کلیدی تصورات کو نمایاں کرکے، گولی پوائنٹس کا استعمال کرتے ہوئے، یا افتتاحی پیراگراف میں موضوع کا خلاصہ کرکے وصول کرنے والے کو مدد کرنے کی کوشش کریں.
3. اچھی بات چیت کریں. آپ اپنے قارئین کو الجھن نہیں دینا چاہتے ہیں، لہذا آپ کو اپنے لکھنے میں واضح اور جامع ہونے کا وقت لگائیں. اگر آپ کسی دوست کو ای میل کر رہے ہیں، تو آپ اپنی تحریری سٹائل میں مزید آرام دہ اور پرسکون ہوسکتے ہیں. تاہم، اگر یہ کاروباری مواصلات ہے ، مناسب گرامر کا استعمال کریں اور علامات یا ایمجیزس استعمال کرنے سے بچنے سے بچیں جو آپ کو کم پیشہ ورانہ دکھائے.

ای میل مواصلات بہت مقبول ہے. گولڈن اصول کو مشغول کرنے کا وقت لے لو، اور آپ پالش نیٹیکیٹ پرو کی طرف جانے کے لۓ ایک طویل راستے پر جائیں گے.

ڈیبی میین کی طرف سے ترمیم