میرے دن میں، میں مواصلات میں کام کرتا ہوں، زیادہ تر غیر منافع بخش تنظیموں کے لئے. جس کام میں میں شامل ہوں اس کا حصہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اندرونی اور بیرونی مواصلات دونوں کے لئے ہماری حکمت عملی ہے. اس میں دفتر آفس کے لئے ایک منصوبہ تیار کرنا بھی شامل ہے، جس میں میرا موجودہ تنظیم اگلے چھ مہینے میں کرنا ہے.
جب آپ سوچتے ہیں کہ دفتر میں منصوبہ بندی کرنے کے لئے بہت سے اقدامات ہیں تو آپ کو مواصلات پر غور کرنے کا وقت نہیں ہے، آپ کو ایک مضبوط حکمت عملی بنانے کے لئے ایک یا دو دن کی ضرورت ہوتی ہے جس سے معلوم ہو جائے گا کہ ملازمتوں اور گاہکوں کو معلوم ہو جائے گا آنے والے تبدیلیاں کی .
چلو ملازمین کے ساتھ شروع کرو کیونکہ وہ براہ راست اس اقدام سے متاثر ہوتے ہیں .
اندرونی مواصلات کو ان کلیدی پیغامات کو شامل کرنا چاہئے:
- ایک واضح ٹائم لائن: اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اقدام کے تمام اہم مرحلے کو درج کریں تاکہ ہر چیز کو جاننے کی توقع ہو اور کب.
- پیکنگ کی ہدایات: اسٹاف کو اپنے دفاتر یا کیوبکس کو کس طرح منتقل کرنے کے بارے میں ہدایات فراہم کرتے ہیں. اس میں پیکنگ مواد حاصل کرنے کے لۓ، پیکنگ اور ڈائم لائنز کے لئے ذمہ دار کونسا شامل ہونا چاہئے.
- کسی بھی دفتری بندش کے اعلی درجے کی نوٹس : اقدام کے دوران، آپ کو آفس کے سامان اور فرنیچر کے آخری پیکنگ کو منتقل کرنے اور منتقل کرنے کے لئے دفتر کو بند کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا اسٹاف ان تاریخوں سے آگاہ ہے اور اگر یہ کاروبار کس طرح کے دوران جاری رہیں گے اور کس طرح ان کے کام کے شیڈول اور کام کا بوجھ متاثر کرے گا.
- نیا دفتر کی منصوبہ بندی: اسٹاف اس بارے میں جاننا چاہیں گے کہ نئی جگہ کس طرح نظر آتی ہے اور دفاتر کس طرح قائم ہوجائے گی. کیا وہ اب بھی اپنی ہی جگہ رکھیں گے یا کیا وہ اب ایک مکان یا کھلی فرش کی منصوبہ بندی میں رہیں گے؟ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ عملے کو مطلع کرنے کا راستہ بنائیں جس طرح ان کے کام کی جگہ بدل سکتی ہے.
- نیا مقام، پارکنگ اور کمشن کے اختیارات: عملے کو نئے مقام کے بارے میں ضرورت کی تمام معلومات فراہم کریں تاکہ وہ نئی جگہ پر نقل و حمل تیار کرسکیں.
ایک بار جب آپ نے تمام کلیدی پیغامات طے کیے ہیں، تو آپ کو یہ پیغام کرنے کی ضرورت ہے کہ یہ پیغامات کس طرح بہتر بنائے جائیں. آپ کے استعمال کا طریقہ پیغام کے قسم کی طرف سے فیصلہ کیا جانا چاہئے.
مثال کے طور پر، ٹائم لائن آسانی سے آپ کی کمپنی انٹرانیٹ کے ذریعے فراہم کی جا سکتی ہے؛ تاہم، دفتر کے بندوں کو ایک عملے کی میٹنگ میں سب سے بہتر پیش کیا جا سکتا ہے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کیلئے سوالات پوچھیں اور جواب دیا جا سکے.
اسٹاف کو مقاصد کو مواصلات کرنے کے طریقے:
- انٹرنیٹ: ان کمپنیوں یا تنظیموں کے لئے جو انٹرانیٹ ہے، یہ عام طور پر سب سے زیادہ پیغامات کے لئے بہترین پلیٹ فارم ہے. اس فائلوں اور معلومات کو آسان اپ ڈیٹس بناتا ہے جو تمام ملازمین تک پہنچ جاتا ہے.
- ذاتی ملاقاتیں: اس بات کا کوئی فرق نہیں کہ پیغامات، عملے کے اجلاسوں کے اعلانات کرنے کے لئے ایک اچھی جگہ ہے اور عملے کو مکمل بحث کرنے کا موقع فراہم کرنے کی اجازت دیتا ہے. آپ میٹنگ ٹائم کا جائزہ لینے کے لۓ کس طرح معلومات سے متعلق بات چیت کی جائے گی بھی استعمال کرسکتے ہیں. اس عملے کو جانتا ہے کہ وہ باخبر رہیں گے.
- ای میل: جبکہ ای میل آسان ہے، یہ معلومات ریلے کا بہترین طریقہ نہیں ہے. آپ اس طرح کے بہت سے ای میلز کو بھیجنے کے لئے نہیں چاہتے ہیں کہ جب ان کی ضرورت ہوتی ہے تو لوگوں کو معلومات نہیں مل سکی. اگر آپ ای میل کا استعمال کرتے ہیں تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ لوگوں کو یہ معلومات دینے کے لئے صرف اس کا استعمال کرتے ہیں کہ وہ معلومات حاصل کرسکیں.
- عام فولڈرز : اگر آپ کے پاس انٹرانیٹ نہیں ہے، تو پھر ایک نیٹ ورک ڈرائیو پر ایک عام فولڈر بنانا ہے جو ہر شخص تک رسائی حاصل کرسکتا ہے وہ معلومات جمع کرنے کا اگلے بہترین طریقہ ہے جسے آپ لوگوں کو رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں.
- بلٹین بورڈ: ایک جسمانی جگہ جہاں معلومات شائع کی جاتی ہے، ایسا کرنا بہت اچھا کام ہے. نہ صرف لوگوں کو یہ اکثر ہی جانچ پڑتا ہے، بلکہ یہ بھی ایسی جگہ فراہم کرتا ہے جہاں لوگ اپنی تشویشوں اور ان کے خدشات پر بحث کر سکتے ہیں.